Die rasante Entwicklung der Wirtschaft, Veränderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen, kurzlebige Industrietrends - all dies macht Flottenmanagement heute zu einer komplexen und vielfältigen Aufgabe.
Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin neben diesen externen Einflussfaktoren den eigenen Beitrag zu Kostensenkung im Fuhrpark zu leisten, aber gleichzeitig auch die hohe Verfügbarkeit der Unternehmensmobilität trotz sich verändernder Geschäftsmodellanforderungen zu gewährleisten.
Welche Vorteile das externe Fuhrparkmanagement hierbei bietet stellen wir Ihnen mit diesem Artikel vor.
Doch zunächst definieren wir die Aufgaben im Flottenmanagement:
Eng gefasst beinhaltet das Flottenmanagement die Planung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung eines Fuhrparks.
Das Flottenmanagement ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Institutionen und Gemeinden wichtig. Inzwischen wird von vielen der Begriff Mobilitätsmanagement verwendet, weil die Aufgaben und Möglichkeiten vielfältiger sind.
Wann lohnt es sich, mit einem externen Flottenmanagement zu kooperieren?
Dies ist die klassische "Make-or-Buy-Entscheidung".
Grundsätzlich gilt die Faustregel, dass in einem Unternehmen der Fuhrpark bis zu einer Größe von 70-100 Fahrzeugen von einer Person neben der Hauptaufgabe erledigt werden kann.
Die Person ist in der Regel in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung und verfügt häufig über wenig Kfz-Expertise.
Aufgrund der hohen Investitionskosten für Fahrzeuge, erfolgt bei Beschaffung von Neufahrzeugen ein opportunistischer Ansatz. D.h. mehrere Anbieter werden angefragt und der Auftrag wird ausschließlich preisbasiert vergeben.
Reparaturen und Schäden werden bei den Hersteller Werkstätten durchgeführt oder über die Vorgaben der Leasinggesellschaften organisiert. Erst ab ca. 100 Fahrzeugen ist eine Vollzeitauslastung gegeben, wobei mit einem Full-Service Partner und Profi-Software bis zu 700 Fahrzeuge durch eine interne Person betreut werden können. Doch bevor eine Person Vollzeit für diese Aufgabe angestellt oderernannt wird, sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Kundenbedürfnisse
-Branche und Wettbewerber
- Standortstruktur (Zentral, dezentral)
- Unternehmensstrategie in Bezug auf mittel- und langfristige Unternehmensgröße
- Anteil Poolfahrzeuge, Funktionsfahrzeuge, Managementfahrzeuge und Sonderfahrzeuge im Bestand und als Planung in Form von Fuhrparkbudget bzw. Kostenreduzierungsziele
- Grad an Autonomie und Kontrolle
- Kosten- Nutzenanalyse mit internem und externen Fuhrparkmanagement
Erfahrene Fuhrparkmanagement Dienstleister generieren in der Regel höhere Einsparungen, da sie über einen sehr breiten Marktüberblick verfügen und dementsprechend deutlich günstiger einkaufen. Externe Fuhrparkmanager sind bereit Kostensenkungsziele als Vertragsbestandteil zu akzeptieren und arbeiten mit Service-Level-Agreements sehr ergebnisorientiert. Einige sind bereit an ihrem Einsparerfolg zu partizipieren und dafür eine erfolgsabhängige Vergütungskomponente zu akzeptieren.
Bei CARSYNC ist das Ziel im Fuhrparkmanagement alle Prozesse, die die Flotte betreffen, einheitlich zu behandeln. Wir sehen bei nicht prozessorientierten Fuhrparks häufig die Gefahr, dass sich die Verantwortlichen in zu vielen unterschiedlichen Alltagsthemen verirren und dadurch die Einsparpotenziale aus den Augen verlieren.
Beispielsweise kostet es sehr viel Aufwand die Zusammenarbeit mit verschiedene Leasingfirmen und zahlreiche andere Dienstleister zu koordinieren. Der Gesamtaufwand interner Ressourcen und der fehlende Fokus auf die Geldfresser birgt die Gefahr, sich schnell zu verirren.
Mit unserer operativen Dienstleistung im Flottenmanagement bringen wir die verschiedenen Kontakte, Prozesse und Beziehungen in ihrer täglichen Arbeit unter einem Dach, um eine einheitliche Abwicklung zu gewährleisten.
Diesen Zustand mit eigenem Personal aufzubauen braucht Zeit und der Koordinationsaufwand kann selbst danach schnell kostspielig werden. Insofern sollte die Entscheidung für ein externes Flottenmanagement in Erwägung gezogen werden.
Aus diesem Grund suchen immer mehr Kunden einen Mobilitätspartner, der sich nicht nur um Fahrzeugmanagement und Nutzersupport kümmert, sondern auch um die Digitalisierung der Prozesse. Nur in Kombination mit telematikbasierten Fuhrparkmanagementsystemen sind künftig nutzerfreundliche und kostensenkende Prozesse möglich. Die Anbieter können für die Kunden in relativ kurzer Zeit große Mengen Geld sparen und den Prozess für alle beteiligte transparent machen.
Viele Anbieter verwenden in ihren Ausschreibungen sogenannte Mehrfachangebotssysteme, um IT-basiert mit verschiedenen Leasinggesellschaften zusammen zu arbeiten. Die Kunden entscheiden im Voraus mit, welche Leasinggesellschaften in das Ausschreibungsverfahren aufgenommen werden.
Auch bei Versicherungen, Werkstattverrechnungssätze und Ersatzteile lassen sich durch Anbieter mit mehreren tausend Fahrzeugen im Portfolio erheblich mehr Kosteneinsparungen generieren, als mit ein paar Hundert Fahrzeugen.
Bei der Aussteuerung von Firmenfahrzeugen haben Fuhrparkmanager externer Anbieter ebenfalls einen Vorteil. Sie setzen sich systematisch mit den Leasingverträgen auseinander und setzen dort wo es erforderlich ist Gutachter ein, um die Interessen ihrer Kunden zu vertreten und auf Basis von Zeitwertanalysen die richtige Handlungsempfehlung zu geben.
Die Bündelung von Einkaufsvorgänge und vieler verschiedener Flottenprozesse ermöglichen eine Reduzierung der Total Cost of Ownership (TCO).
Experten glauben, dass mit einem optimalen Flottenmanagement die Kosten durch externe Dienstleister um 10 bis 15 Prozent mehr gesenkt werden können, als bei einer internen Fuhrparksteuerung.
Weitere Einsparmöglichkeiten ergeben sich durch die Trennung bestehender Verträge und den Einkauf von Dienstleistungen von Dritten zu geringeren Kosten. Viele Anbieter nutzen dazu so genannte Multisupply Konzepte, die den günstigsten Anbieter ermitteln.
Alle technischen und innovativen Hilfestellungen benötigen weiterhin Fuhrparkexperten, die mit ihrer Leistung dafür sorgen, dass der Fuhrpark kontinuierlich optimiert wird.
Telematikanwendungen können ein weiteres Element sein. Grundsätzlich sollte die Telematik nicht als Insellösung innerhalb des Fuhrparks funktionieren. Vielmehr sollte eine All-In-One Plattform, wie das System von CARSYNC, Schritt für Schritt den Gesamtprozess digitalisieren. Hierdurch lassen sich zusätzliche Einsparungen erzielen und insbesondere Halterhaftungsthemen zuverlässig lösen.
Abschließend lässt sich auch sagen, dass externes Flottenmanagement auch für kleine Unternehmen interessant ist. Sie können die Bedürfnisse Ihrer Kunden schneller und zielgerichteter erfüllen und finanzielle Vorteile für ihr Unternehmen generieren.
